Privacy- en cookieverklaring
Wie zijn wij?
Boutique Office is een eenmanszaak die wordt gerund door Kim van der Kleij, met een team van freelancers.
Heb je vragen over privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact op! Boutique Office is als volgt te bereiken:
Postbus : Utrechtsestraat 35
Postcode : 6811 LT
Plaats : Arnhem
KvK nr. : 74188771
Contact : kim@boutiqueoffice.nl
Tel. : xxxx
Mobiel : 06 – 48 50 23 43
Goed dat je dit document leest!
Boutique Office informeert je namelijk graag hoe zij jou persoonsgegevens kan verwerken/gebruiken. Daarmee geeft Boutique Office aan dat zij voldoet aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming als ook aan de Telecommunicatiewet en Cookiewet (toekomstige e-Privacyverordening).
Op de website zijn bijvoorbeeld verschillende plekken waar jij jouw gegevens kunt achterlaten. Ook als klant verzamelt Boutique Office je gegevens.
Het is daarom goed dat jij weet wat er met deze gegevens wordt gedaan en hoe jij jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven.
Boutique Office respecteert de privacy van alle klanten, betrokkenen en ook gebruikers van de website https://www.boutiqueoffice.nl.
Boutique Office zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie, die zij van jou ontvangt, vertrouwelijk wordt behandeld en niet zomaar in verkeerde handen kan vallen.
Het komt echter wel voor dat Boutique Office gegevens deelt met anderen, omdat zij Boutique Office ondersteunen in de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan een boekhouder, nieuwsbriefaanbieder, marketeer of hostingpartij.
Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de producten en diensten van Boutique Office. Wees je er dus van bewust dat Boutique Office niet verantwoordelijk is voor het privacy- en/of cookiebeleid van eventuele genoemde andere organisaties en bedrijven op de website van Boutique Office.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder (privacy-waakhond) ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Voor meer informatie over de AP, verwijst Boutique Office jou naar de website van de AP: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Persoonsgegevens die Boutique Office kan verzamelen
Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die Boutique Office van jou kan verwerken:
- Jouw voor- en achternaam;
- Jouw adres- of postbusgegevens;
- Jouw telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- Jouw e-mailadres;
- Jouw e-mailberichten;
- Jouw reactie op een blog of op social media;
- Jouw geslacht;
- Jouw geboortedatum;
- Gegevens over jouw activiteiten op de website;
- Internetbrowser en apparaat type;
- Jouw IP-adres;
- Jouw locatiegegevens;
- Jouw social media accountnaam;
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt (bijvoorbeeld telefonisch, digitaal, in correspondentie, nieuwsbrief, aanvraag telefoongesprek).
Bovenstaande gegevens heb je ons zelf gegeven, zijn af te leiden uit openbare registers, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel of zijn uit andere openbare bronnen te herleiden (zoals social media-accounts).
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Boutique Office verwerkt geen bijzondere dan wel gevoelige persoonsgegevens van klanten, betrokkenen of websitebezoekers.
Kinderen
Ten aanzien van onze website: Boutique Office heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via: kim@boutiqueoffice.nl
Wij zullen deze informatie dan verwijderen.
Waarom is het verwerken van persoonsgegevens nodig?
Persoonsgegevens verwerken is niet zomaar toegestaan. Hiervoor moeten wij doelen hebben bepaald. Dat hebben we dan ook gedaan.
Wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens over je verwerken, doordat je een van onze producten of diensten koopt en/of omdat je deze persoonsgegevens zelf (bijvoorbeeld door het invullen van het online contactformulier of het inschrijven voor de nieuwsbrief) aan Boutique Office verstrekt.
Bovendien moeten de doelen van de gegevensverwerking gerechtvaardigd zijn. Daarvoor zijn er in de Algemene Verordening Gegevensbescherming zes grondslagen vastgesteld, namelijk:
- Het algemeen belang;
- Het gerechtvaardigd belang;
- Vitale belangen;
- Op basis van een overeenkomst;
- Op basis van een wettelijke plicht;
- Op basis van toestemming.
Bij ieder doel voor het verwerken van persoonsgegevens, moet Boutique Office een grondslag hebben. In onderstaande tabel is dat weergegeven:
| Doel | Grondslag |
| 1. Voor het afhandelen van jou betaling. | Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. |
| 2. Voor het verzenden van een nieuwsbrief en/of reclame | Omdat jij toestemming hiervoor hebt gegeven (en je kunt je weer gemakkelijk uitschrijven) |
| 3. Om contact met je te kunnen opnemen (telefonisch, schriftelijk, e-mail), indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren. | Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst |
| 4. Om je te informeren over nieuwe vergelijkbare diensten/producten of eventuele wijzigingen van diensten/producten. | Gerechtvaardigd belang |
| 5. Om diensten/producten te leveren. | Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst |
| 6. Om jouw bezoek aan de website te kunnen analyseren | Dit is vooralsnog anoniem. Anonieme gegevens vallen niet onder de werking van de AVG |
| 7. Om jouw vraag (online) te kunnen beantwoorden | Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst |
| 8. Om ons aanbod te kunnen verfijnen en een gerichter aanbod te kunnen maken | Omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven |
| 9. Boutique Office verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaangifte. | Voor het uitvoeren of naleven van een wettelijke verplichting |
| 10. Om jouw review op onze website te kunnen tonen | Omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven |
| 12. Om te kunnen reageren op een blog | Omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven |
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dit heet profilering). Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Boutique Office) tussen zit.
Hoelang jouw gegevens bewaard worden
Boutique Office bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
| Persoonsgegevens | Termijn | Reden |
| Jouw voor- en achternaam | 7 jaar (Belastingwetgeving) | Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden |
| Jouw adres- of postbusgegevens | 7 jaar (Belastingwetgeving) | Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden |
| Jouw telefoonnummer | 1 jaar nadat je geen klant meer was | Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden of contact met je kunnen opnemen na het invullen van een online contactformulier |
| Jouw e-mailadres en reactie blog | Zolang je ingeschreven staat voor het ontvangen van onze nieuwsbrief | Zodat wij jou kunnen informeren of contact met je kunnen opnemen na het invullen van een online contactformulier |
| Jouw e-mailberichten | Maximaal 2 jaar (op de mailserver) | Zodat wij eventuele gegevens van jou kunnen terugvinden |
| Jouw reactie op een blog of social media | Onbepaalde tijd | Wanneer je op een artikel reageert blijft de reactie staan zolang het blogartikel online staat. Dit is voor onbepaalde tijd, tenzij jij zelf beslist dat jouw reactie moet worden verwijderd. Bij het verwijderen van een reactie worden alle persoonlijke gegevens verwijderd. Er wordt niets gedaan met de ontvangen reacties. Reacties worden gezien als enthousiaste betrokkenheid bij een artikel |
| Jouw geslacht | Wordt niet bewaard | Omdat Boutique Office Nederland een damesnetwerk is |
| Jouw geboortedatum | Zolang je klant bent bij ons | Om bv. gepersonaliseerde verjaarsdagsacties te versturen/geven |
| Jouw gegevens via de Futy-applicatie | Kies je voor de optie mailen, dan worden deze e-mails tot maximaal twee jaar terug bewaard. Kies je voor de optie WhatsApp, dan word je telefoonnummer enkel en alleen bewaard wanneer verder contact gewenst is. Anders zal het telefoonnummer binnen 24 uur worden verwijderd. | Op het moment dat je contact opneemt met Boutique Office via de Futy applicatie, worden de gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, e-mailadres of telefoonnummer, opgeslagen. Via de Futy-applicatie op de website kun je contact opnemen met Boutique Office. Je chatbericht wordt dan rechtstreeks doorgezet naar Whatsapp. |
| Inloggegevens account | Zolang je klant bent bij ons | Om je de mogelijkheid te geven op de hoogte te blijven en aan te melden voor events. |
| Gegevens over jouw activiteiten op de website (Google Analytics) | 26 maanden (anoniem) | Boutique Office analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd). Analyseren |
| Internetbrowser en apparaat type | 26 maanden (anoniem) | Boutique Office analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd) |
| Jouw IP-adres | 26 maanden (anoniem) | Boutique Office analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd) |
| Jouw locatiegegevens | 26 maanden (anoniem) | Boutique Office analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (geanonimiseerd) |
| Jouw social media accountnaam | Onbeperkt, tenzij jij deze gegevens zelf verwijdert | Zodat wij kunnen reageren op jouw reactie op onze social media accounts |
| Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt | 1 jaar na afronding van de opdracht | Zodat wij eventuele gegevens van jou terug kunnen vinden |
Gegevens delen met derden/anderen
Boutique Office verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in mijn opdracht (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Boutique Office blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Met de derden die zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking (de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijken), hoeven wij geen overeenkomst mee af te sluiten.
Met de volgende derden deelt Boutique Office persoonsgegevens:
| Derde | Categorie | Doel delen | Welke gegevens |
| Boekhouder | Verwerkingsverantwoordelijke | Om belastingaangifte te kunnen doen en jaarstukken op te maken | Inkoop- en verkoopfacturen |
| Email- en websiteprovider | Verwerker | Voor het hosten van e-mails | Versleutelde gegevens |
| Hostingpartij | Verwerker | Voor het back-uppen van de website | Volledige back-up website |
| Webwinkelsoftware-partij | Verwerker | Voor het inrichten van de webshop en het kunnen verzenden van nieuwsbrieven | Versleutelde gegevens dan wel voornaam, achternaam, klant IP, telefoonnummer, bedrijfsnaam, kvk-nummer en email adres (nieuwsbrief) |
| Bank | Verwerkingsverantwoordelijke | Om betalingen voor mij te genereren | Bankrekeningnummer, naam |
| Betaaldienst | Verwerkingsverantwoordelijke | Om betalingen van klanten te kunnen uitvoeren | Bankrekeningnummer, voornaam, adres, bedrijfsnaam, IBAN, BIC |
| Webdesigner/-developer | Verwerker | Om de website te bouwen of te optimaliseren | Jouw bestellingen, gegevens contactformulier of inschrijvers nieuwsbrief (toegang WordPress en WooCommerce) |
| Aanbieder tickets | Verwerker | Om de tickets namens Boutique Office te verkopen en de betaling te innen | NAW-gegevens, emailadres |
| Webinar platform | Verwerker | Om webinars te kunnen geven | NAW-gegevens, emailadres |
| Nieuwsbriefaanbieder | Verwerker | Om mailings te kunnen sturen | voor-, achternaam en emailadres |
| CMS-partij | Verwerker | Om de website in te kunnen bouwen (WordPress) | ? |
| Back-up dienst | Verwerker | Om een back-up te kunnen draaien | Back-up documentatie |
| Google Analytics | Verwerker | Om het gebruik van de website te kunnen analyseren | Demografische gegevens (anoniem) |
| Google Ads | Verwerker | Om te kunnen adverteren | Demografische gegevens (anoniem) |
Doorgifte derde landen
Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de EER te verwerken, maar soms ontkomen we er niet aan ook diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een door de Europese Commissie aangewezen adequaat land.
Met alle verwerkers, binnen en buiten de EER, hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten.
Jouw recht tot het inzien, aanpassen of verwijderen van gegevens
Jij hebt het recht om je persoonsgegevens, die door Boutique Office worden verwerkt, in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
a. Je kunt jouw eigen gegevens inzien, corrigeren of verwijderen, indien je een account hebt aangemaakt via de webshop.
b. Andere verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering kun je sturen naar de kim@boutiqueoffice.nl
Termijn
Boutique Office zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op je verzoek reageren. Als jouw verzoek buitenproportioneel of zeer specifiek is, dan kan de termijn worden verlengd met twee maanden.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.
Jouw rechten tot intrekken, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Boutique Office en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Jouw recht tot indienen klacht
Boutique Office wil je erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, als je van mening bent dat Boutique Office niet voldoet aan de privacyregelgeving als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nationale toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een klacht indienen kun je hier.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website van Boutique Office wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kan hiermee de website worden geoptimaliseerd.
Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. De cookies die Boutique Office gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak.
Functionele, analytische en tracking cookies
Boutique Office maakt op haar website gebruik van functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Analytische cookies geven je inzicht in het gebruik van de website van Boutique Office.
Bij het plaatsen van analytische cookies hoeven wij van jou geen toestemming te vragen.
Boutique Office maakt geen gebruik van tracking en retargeting cookies, anders dan hieronder genoemd.
Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google in elk geval niettoegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de ‘Privacy Shield principles’ en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Social media buttons
Op de website van Boutique Office zijn social media buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen op sociale netwerken als Facebook, LinkedIn en Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van bijvoorbeeld Instagram zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Lees daarom de privacyverklaring van Instagram (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen, die zij via deze cookies verwerken.
De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door de social media-accounts opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De social media-accounts stellen zich te houden aan de ‘Privacy Shield principes’ en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies, kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.
Webinars
Via de webshop is het mogelijk een ticket voor een webinar te kopen en te volgen. Deze webinars worden opgenomen en tegen betaling verkocht. Het wordt daarom aanbevolen om jouw persoonlijke gegevens niet te delen, je gegevens anoniem te houden dan wel onder een pseudoniem deel te nemen, zodat jouw privacy kan worden gewaarborgd.
Opt-out
Over het gebruik van bovenstaande cookies, wordt op onze website (waar nodig) toestemming gevraagd. Als je niet wilt dat jouw gegevens getrackt worden, dan raden wij je aan om geen toestemming te geven (opt-out) of om privacy-bevorderende browser-plugins te installeren.
Beveiligen
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen adequate en passende maatregelen om bijvoorbeeld misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij doen dit onder meer aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en/of software.
De website van Boutique Office maakt bijvoorbeeld gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Ook betekent dit dat jouw verbinding met de website privé is. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
Verder maken wij altijd gebruik van enkel bekende beveiligde Wifi-netwerken, tenzij wij om gewichtige redenen gebruik moeten maken van onbekende en/of open-toegankelijke Wifi.
Onze devices en smartphones zijn vergrendeld met een sterk wachtwoord en vingerafdruk.
Wij werken de plugins en thema van de webshop regelmatig bij en wij maken gebruik van anti-virussystemen op inkomende en uitgaande e-mails. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Dit is een laptop met een inlogbeveiliging door middel van een wachtwoord. Daarnaast zijn de gebruikte systemen ook allemaal beveiligd met een wachtwoord.
Geen goede beveiliging of misbruik van jouw gegevens?
Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien je meer informatie wenst over de beveiliging van door Boutique Office verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de kim@boutiqueoffice.nl
Wijzigingen
Als wij wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring, dan zullen wij steeds de nieuwste versie hiervan plaatsen op onze website.
Als de wijzigingen directe gevolgen voor jou hebben, zullen wij jou zoveel mogelijk rechtstreeks informeren.