Heb je het idee dat je samen met je team in een sleur zit? Of mis je, door het vele thuiswerken, de teamspirit? Dan is vergaderen buiten de deur iets voor jullie! Door zo nu en met je team extern te werken kom jullie niet alleen op andere plekken, jullie komen ook zeker op goede ideeën! Klinkt dit interessant? Volg dan snel onderstaande stappen.
Stap 1: Let’s start with the basics
Belangrijk om te starten met de basics. Op deze manier kan je gemakkelijk de eerste shift tussen alle vergaderlocaties maken.
Met basics bedoelen wij alle punten die <b>zeker</b> moeten kloppen bij de locatie. Dit begint vrij globaal. Je kijkt eerst naar een locatie die bij jullie bedrijf in de buurt ligt. Vervolgens kijk je naar de bereikbaarheid. Kun je hier komen met het openbaar vervoer en/of heeft de locatie voldoende (gratis) parkeergelegenheid? Op deze manier kun je al bijna 90% van het aanbod wegstrepen. Om vervolgens de laatste shift te maken, is het goed om te kijken naar de grootte van de vergaderzalen. Is er plek voor het aantal medewerkers waarmee jullie gaan vergaderen? Dan heb je de eerste basic shift gemaakt!
Stap 2: Luister naar je team
De basics zijn uitgezocht; nu mag er wel een beetje stijl bij komen kijken! Dit ga je niet alleen doen, maar samen met je team! Het is natuurlijk fijn om een vergaderlocatie te vinden die bij je bedrijf aansluit. En hoe kun je dit nu nog beter doen, dan je teamleden hierbij te betrekken? Vraag aan ze wat bij hen opkomt wanneer ze denken aan een ideale vergaderlocatie!
Buiten dromen over een mooie en fijne locatie, is het ook goed om te kijken naar iedereens persoonlijke wensen. Heb je bijvoorbeeld moeders in je team die in de ochtend eerst de kinderen naar school moeten brengen? Dan is het niet handig wanneer je een vergaderlocatie reserveert die de prijs berekent vanaf 08:00 uur in de ochtend. Of heb je een teamgenoot die mindervalide is? Dan is het niet verstandig om voor een liftloze vergaderlocatie op 5 hoog te gaan.
Stap 3: Weet wat voor sessie je wil houden
De locatie is bijna rond, maar over de activiteit zelf is nog niet gesproken. Daarom gaan we nu kijken naar de benodigdheden die je graag om handen wilt hebben. Hier kun je het beste achter komen door goed te kijken naar de sessie die je wilt organiseren. Heb je een creatieve sessie, een workshop, een extra buitenactiviteit.. Bekijk dus goed wat voor sessie je wilt organiseren en kies op basis hiervan voor de invulling van een ruimte.
Benieuwd naar alle benodigdheden die je kunt vinden bij Boutique Office? Klik dan hier.
Stap 4: Maak een ‘wishlist’
Heb je alle stappen doorlopen? Dan weet je precies waar je naar op zoek bent! Gebruik deze informatie om een wishlist te maken. Hierop staat, op basis van belangrijkheid, alle punten die aanwezig moeten zijn bij een vergaderlocatie. Deze lijst ga je gebruiken om jullie ideale locatie te vinden. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om alles van je wishlist af te tikken. Maar, geloof ons, wanneer je contact opneemt met de locatie is er vaak nog veel te organiseren! En als de locatie niet gemakkelijk meewerkt, dan ben je waarschijnlijk niet aan het juiste adres. Wij wensen jullie alvast veel succes met het vinden van een fijne locatie!
Ben jij benieuwd of onze vergaderruimtes bij Boutique Office jullie hele wishlist aftikt? Bekijk dan onze workspaces online of neem contact met ons op. Wij helpen jullie graag verder. En alvast een kleine hint; wij denken graag met jullie mee!
